情報セキュリティと知財管理シリーズ第5回：社内での情報の見える化と棚卸が鍵！

なぜ「見える化」と棚卸が必要なの？

情報漏洩の多くは、じつは所在不明・責任者不明が原因です。どこに何があるか、誰が決めるのかが曖昧だと、対策の優先順位も決められません。
見える化が進むと、守る順番が決まり、むやみに“全部ガチガチ”にする必要もなくなります。

💡ワンポイント： 防犯カメラがなくても、在庫表と見取り図があれば倉庫はグッと安全になります。情報も同じで「地図（台帳）」があるだけで、守るのが楽になります。

まずはここから――情報資産の洗い出し5ステップ

1. スコープを決める： まずは1部署・直近1年・主要媒体（クラウド/社内サーバ/紙）に絞りましょう。
2. 観点メモを作る： どこに/誰の/何のための情報か。フォルダパスやサービス名も添えます。
3. 現物確認と証跡： ファイル名・URL・保管棚の写真、スクショを残すと後の棚卸がラク。
4. 重複・古いデータ整理： 重複は統合、保存不要は削除候補、法定保存は区別。
5. 一次ドラフト台帳： まずは荒く広く。完璧主義は禁物です。

💡ワンポイント： 大掃除も最初は“床を見えるように”から。100点を狙わず、まずは全体像を出すのがコツです。

情報資産台帳の作り方（テンプレ付き）

最低限のカラムはこのくらいで十分に機能します。

• 名称／内容要約／所在（フォルダ・URL・キャビネット）
• 機密区分（公開/社内/取引先限定/機微）
• 情報オーナー（責任者名・部署）
• 取扱者（閲覧可能な人/グループ）
• 利用目的（業務名）／保存期間（いつまで）
• 委託先・共有先（ある場合）
• 作成日・最終更新日／備考

記入例：

• 顧客名簿｜Googleドライブ/…/sales｜機微（個人情報）｜営業部長｜営業課全員｜見込管理｜5年｜—｜2025/08/01更新｜外部共有禁止
• 見積書一式｜社内サーバ\\sales\\2024｜社外秘｜営業部長｜営業課｜案件管理｜7年（取引完了後）｜—｜2025/07/10｜PDF化後紙破棄
• 契約書フォルダ｜Box/Legal/Main｜取引先限定｜法務責任者｜法務・担当PM｜契約管理｜10年｜弁護士法人△△｜2025/06/30｜共有は“閲覧のみ”リンク

更新ルール： 変更があった人がその場で更新（申請式より即時更新＋週次確認が回ります）。週1でオーナーが新規・変更行をチェック、四半期に棚卸ミーティング。

💡ワンポイント： 台帳は“名簿”と同じ。更新されないと、呼びたい人（守るべき情報）に連絡が届きません。

情報の“分類ルール”を決める（シンプル3～4段階）

迷う分類は長続きしません。まずはシンプルに。

• 公開： 社外公開OK（HPや広報資料）
• 社外秘： 社外提供不可（社内想定の文書・議事録）
• 取引先限定： 特定の取引先とは共有OK（契約に基づく範囲）
• 機微情報： 個人情報・営業秘密・価格表の原価内訳など厳格管理

取り扱い例： 共有リンク＝公開:可／社外秘:不可／取引先限定:期限＋PW／機微:原則禁止（承認制）

💡ワンポイント： 分類は“交通信号”。赤=止、青=進、黄=注意。瞬時に判断できるシンプルさが命です。

実務で効く「社内ルール」セット

• 共有リンク標準： 期限7～14日、パスワード必須、デフォルト“閲覧のみ”。
• 端末・アカウント： 私物利用はMDM等の条件付き／二段階認証は必須。
• 保存と廃棄： 保存期間を台帳に記載。満了は削除orアーカイブ。紙は溶解箱。
• 役割分担： 情報オーナー＝公開範囲の決定／管理者＝権限設定・ログ／利用者＝運用順守。

💡ワンポイント： 「守れ！」より「守りやすく！」。リンク発行画面の初期値を“期限あり・閲覧のみ”にするだけで、現場はぐっと楽になります。

運用でつまずかないためのチェックリスト

• 月次ミニ棚卸： 新規作成・共有開始・外部委託の増減を台帳反映。
• 四半期レビュー： 権限棚卸（入退社/異動を反映）、古いフォルダの整理。
• 年次総点検： 保存期間満了の廃棄、重要資産のバックアップ検証。
• 変更管理： 新SaaS導入・部署改編・委託先追加は台帳更新が完了条件。

💡ワンポイント： 定期点検は“歯の健診”。痛くなる前にチェックすれば、手間もコストも最小で済みます。

台帳テンプレ（公式のExcelがおすすめ）

コピペより、公式のExcelテンプレを使う方が早くて安全です。まずは下記の公式資料から着手しましょう。

• IPA「付録7：リスク分析シート（Excel）」― 情報資産管理台帳シート付き
  
• IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」概要ページ
  
• ガイドライン付録：リスク分析の手順（PDF）※台帳の記入例あり
  

使い方のコツ： まずは「情報資産管理台帳」シートだけ埋めて、四半期ごとに項目を増やすのがおすすめです。

よくある質問（FAQ）

Q1. まず何から始めればいい？人手が足りません。

A. 1部署・直近1年・主要媒体に絞った小さな棚卸から。30～60分の「片付けタイム」を週1で回すのがコツです。

Q2. 台帳の更新が続きません。良い仕組みは？

A. 申請フローよりその場更新＋週次確認が続きます。更新者に「最終更新日」自動入力、週報で未更新リストを配信すると定着しやすいです。

Q3. 分類は3段階と4段階どちらが良い？

A. 迷うなら3段階（公開/社外秘/機微）でOK。取引先共有が多い会社は「取引先限定」を追加して4段階に。

Q4. 保存期間はどう決めますか？

A. 取引・会計・税務・労務などの法定保存年限をベースに、業務上の必要期間を加味。迷うものは「年次総点検で再評価」にします。

Q5. クラウドのリンク共有はどこまでOK？

A. 標準は期限付き＋パスワード＋閲覧のみ。機微情報は原則禁止（承認制）に。

まとめ・ご相談のご案内

台帳づくりは「完璧に」より「回ること」。まずは小さく始めて、続けながら整えていきましょう。
当事務所では、洗い出しワークの進行役、テンプレのカスタマイズ、保存期間や分類ルールの策定まで、実務に沿って伴走します。お気軽にご相談ください。